Regeling ambtelijke integriteit

Artikel 1 Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

A. Aanklager
De persoon, niet zijnde een politiek ambtsdrager van de gemeente Wassenaar, die werkzaam is of werkzaam is geweest bij de gemeente Wassenaar en een klacht over ongewenst gedrag indient. Behalve de eigen werknemers kunnen ook uitzendkrachten, detacheringskrachten, stagiairs en andere personen die werkzaamheden verrichten of hebben verricht ten behoeve van de gemeente Wassenaar een klacht indienen wegens ongewenst gedrag.
B. Aangeklaagde
Een persoon, niet zijnde een politiek ambtsdrager van de gemeente Wassenaar, die werkzaam is of is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt.
C. Adviseur
Een persoon die door zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een medewerker in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand
D. Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders
De afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders;
E. Afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders
De afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders.
F. Ambtenaar
Degene die krachtens een arbeidsovereenkomst bij een overheidswerkgever werkzaam is.
G. Ambtseed of belofte
Een plechtige verklaring dat men de waarheid spreekt of zal spreken en/of iets belooft te doen.
H. Cao
De voor de ambtenaar geldende cao
I. Directie
De concerndirectie van de gemeente Wassenaar als bedoeld in artikel 31 van de Gemeenschappelijke Regeling gemeente Wassenaar.
J. Discriminatie
Ongewenst gedrag op basis van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, seksuele geaardheid of welke grond dan ook, dat van zodanige aard is, dat de waardigheid en/of lichamelijke integriteit van een werknemer wordt aangetast of zo wordt ervaren door de werknemer die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.
K. Externe instantie
De instantie die naar het oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand te onderzoeken.
L. Financiële belangen
Onder financieel belang wordt in ieder geval verstaan het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en een financiële deelneming in ondernemingen. De werkgever is bevoegd andere financiële belangen aan te wijzen, die betrekking hebben op deze bijlage.
M. Integriteit
De mate waarin werknemers zich in contacten oprecht, onkreukbaar en rechtschapen gedragen. Tevens mag de gemeente Wassenaar nooit in diskrediet worden gebracht en mag de betreffende werknemer geen verplichtingen aangaan ten opzichte van een burger, organisatie of instelling anders dan in puur functionele zin.
N. Klacht
Een door de aanklager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft, is omschreven.
O. Klachtencommissie
De Landelijke Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid die met ingang van 1 januari 2007 is ingesteld.
P. Melder
De werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling.
Q. Melding
De melding van een vermoeden van een misstand door de melder op grond van deze regeling.
R. Nevenwerkzaamheden
Alle werkzaamheden die, betaald of onbetaald, binnen of buiten de gemeente Wassenaar worden verricht door de werknemer en die de belangen van de organisatie kunnen raken.
S. Niet-integer handelen
Handelen in strijd met:
a. deze regeling;
b. het wettelijk kader;
c. datgene waarvan de werknemer weet of redelijkerwijs moest vermoeden dat hij dat hoort te doen of na te laten.
T. Onderzoeker(s)
De persoon of personen aan wie de directie het onderzoek naar de misstand opdraagt.
U. Ongewenst gedrag
Discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en pesten of andere gedragingen en uitingen die door de werknemers als ongewenst worden ervaren
V. Pesterij, agressie en geweld
Voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van de arbeid of zo wordt ervaren door de werknemer die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.
W. Seksuele intimidatie
Seksueel getinte aandacht binnen of in verband met de werksituatie, die tot uiting komt in verbaal, fysiek of ander non-verbaal gedrag, dat ongewenst is of zo wordt ervaren door de werknemer die er persoonlijk mee wordt geconfronteerd.
X. Vermoeden van een misstand
Het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:
a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en
b. het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1. de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
2. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
3. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
4. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
5. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Y. Vertrouwelijke informatie
Met vertrouwelijke gegevens wordt vertrouwelijk omgegaan. Zowel werknemers onderling als de inwoners en andere personen of instanties waarmee de gemeente Wassenaar contacten onderhoudt, moeten daarop kunnen vertrouwen. Een werknemer gaat daarom zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn arbeidsovereenkomst beschikt. Bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst tekent hij in dit kader ook een geheimhoudingsverklaring.
Z. Vertrouwenspersoon
Persoon die is aangewezen om als vertrouwenspersoon voor de gemeente Wassenaar te fungeren. De vertrouwenspersoon treedt op als aanspreekpunt voor werknemers die geconfronteerd worden of zijn met ongewenst gedrag of een melding doen in verband met de bijlage ‘Melding vermoeden misstanden’ en ondersteunt en begeleidt hen.

AA. Werkgever
De gemeente Wassenaar, welke handelt zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Wet Huis voor klokkenluiders. Bevoegdheden kunnen bij volmacht elders belegd zijn overeenkomstig het Algemeen mandaatbesluit gemeente Wassenaar.

Artikel 2 Algemene bepalingen

  1. De werknemer moet zijn functie onafhankelijk kunnen uitoefenen zonder zich te laten beïnvloeden of onder druk gezet te voelen. De werknemer handelt zodanig dat er geen andere dan functionele verplichtingen worden ervaren ten aanzien van andere personen of instanties. Ook de schijn in dezen van niet-integer handelen wordt voorkomen.
  2. Wanneer een werknemer persoonlijk belang heeft, laat hij dit geen rol spelen ten aanzien van besluitvorming en/of advisering. Indien mogelijk onthoudt de werknemer zich in dergelijke situaties van beraadslaging, advisering en/of besluitvorming.
  3. Indien er sprake is van een situatie als bedoeld in punt 2 van dit artikel, bespreekt de werknemer dit met zijn Manager. Indien dit niet mogelijk is, wordt melding gedaan van de situatie aan de werkgever, een en ander tot doel zo veel mogelijk openheid te betrachten en de schijn van niet-integer handelen te voorkomen.
  4. De betreffende zaken uit deze regeling zijn verwerkt in de jaarlijkse gesprekscyclus met de werknemers.
  5. Deze regeling is openbaar en door derden te raadplegen.
  6. De bijlagen 1 tot en met 8 maken integraal deel uit van deze regeling, daarnaast zijn in de bijlagen 9 tot en met 12 gedragscodes opgenomen.
  7. Alle werknemers worden bij het tekenen van de arbeidsovereenkomst gewezen op deze regeling die digitaal beschikbaar is. Op verzoek kan tevens een papieren exemplaar worden uitgereikt.
  8. Deze regeling is ook van toepassing op stage-, inhuur- en werkervaringsovereenkomsten, met uitzondering van de hoofdstukken 1 t/m 6.

Artikel 3 Ambtseed of -belofte

De werknemer is verplicht tot het afleggen van een ambtseed of -belofte, zoals beschreven in de bijlage ‘Ambtseed of -belofte’. Dit vindt in principe plaats zo spoedig mogelijk na de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst.

Artikel 4 Vertrouwenspersoon en melden vermoeden misstanden

  1. De werkgever heeft een externe vertrouwenspersoon aangewezen, zie de bijlage ’Vertrouwenspersoon’. Hij zal de belangen van de medewerkers ondersteunen indien er sprake is van een melding in het kader van de bijlagen ‘Melding vermoeden misstanden’ of ‘Klachten ongewenst gedrag’.
  2. De persoon die een melding zoals bedoeld in het vorige lid van dit artikel ontvangt, behandelt de melding en/of klacht vertrouwelijk en onafhankelijk.
  3. Op Intranet staan de naam en contactgegevens van de vertrouwenspersoon vermeld.

Artikel 5 Klokkenluiden

Bij een melding zoals omschreven in de bijlage ‘Melding vermoeden misstanden’ bespreekt de ontvanger van de melding met de melder of verdere actie nodig is. Vervolgens wordt er gehandeld zoals is beschreven in de conform artikel 5, lid 1, onder e, van de Ambtenarenwet 2017 vastgestelde bijlage ‘Melding vermoeden misstanden’.

Artikel 6 Klachtenbehandeling bij ongewenst gedrag

De werknemer die geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag kan gebruik maken van de bijlage ‘Klachten ongewenst gedrag’.

Artikel 7 Nevenwerkzaamheden

  1. De werknemer dient opgave te doen van het verrichten van nevenactiviteiten, zoals beschreven in de bijlage ‘Nevenwerkzaamheden’.
  2. Als het belang van de dienst voor zover deze in verband staan met hun functievervulling met het verrichten van de nevenwerkzaamheden, zoals bedoeld in lid 1, geschaad wordt of kan worden, zal de werkgever het verrichten van nevenwerkzaamheden verbieden.

Artikel 8 Melding financiële belangen

In de bijlage ‘Melding financiële belangen’ worden functies aangewezen waarvoor een meldplicht geldt vanwege het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van gevoelige informatie die aan deze functies verbonden kan zijn.

Artikel 9 Omgangsvormen en privérelaties

Van werknemers wordt verwacht dat ze op respectvolle manier omgaan met anderen, zowel in contacten binnen als buiten de organisatie. Dat betekent dat de werknemers een ander serieus nemen, naar elkaar luisteren en fatsoenlijk met elkaar omgaan. Verwacht wordt dat medewerkers elkaar hierin steunen en zo nodig corrigeren. In de bijlage ‘Omgangsvormen en privérelaties’ wordt hier nader op ingegaan.

Artikel 10 Representativiteit

Werknemers worden geacht zich op representatieve wijze te kleden. Indien voor de uitoefening van de werkzaamheden bepaalde kleding of een uniform voorgeschreven is, is de werknemer verplicht zich hieraan te houden. In de bijlage ‘Representativiteit’ wordt dit nader uitgewerkt.

Artikel 11 Privacy

  1. Met vertrouwelijke gegevens wordt discreet omgegaan. In de bijlage ‘Gedragscode Privacy’ zijn de gedragsregels hieromtrent nader uitgewerkt.
  2. Iedere werknemer tekent gelijktijdig met het tekenen van de arbeidsovereenkomst een Geheimhoudingsverklaring.

Artikel 12 Social media

De ‘Gedragscode social media’ bestaat uit richtlijnen die zijn ontwikkeld om werknemers in te lichten over verantwoord gebruik van social media.

Artikel 13 Internet en E-mail

In de ‘Gedragscode gebruik internet en e-mail’ zijn voorschriften opgenomen hoe om te gaan met deze communicatiemiddelen.

Artikel 14 Informatieveiligheid

Het is belangrijk dat er zorgvuldig met informatie van de gemeenten en gemeente Wassenaar omgegaan wordt. Informatiebeveiliging draait zeker niet alleen om technische maatregelen. Juist het gedrag van iedereen die met informatie omgaat is het belangrijkste onderdeel. Binnen de gemeente Wassenaar gelden regels voor informatieveiligheid, zie de bijlage ‘Gedragscode informatieveiligheid’.

Artikel 15 Persoonlijk gebruik van goederen of diensten

  1. Het is de werknemer niet toegestaan gebruik te maken van goederen of voorzieningen van de werkgever voor privédoeleinden, tenzij daar expliciet toestemming voor is gegeven door de Manager.
  2. Werknemers kunnen op basis van een overeenkomst voor zakelijk gebruik dienstmiddelen zoals een mobiele telefoon, laptop of tablet in bruikleen ter beschikking krijgen.
  3. Werknemers laten tijdens werktijd geen diensten voor privédoeleinden verrichten door andere werknemers of personen werkzaam voor de organisatie, tenzij de werkgever daar in bijzondere gevallen toestemming voor heeft verleend. Werknemers verrichten op hun beurt geen diensten gedurende werktijd voor privédoeleinden van zichzelf of anderen.
  4. Het wederrechtelijk toe-eigenen van kantoorartikelen en andere ‘gebruiksgoederen’ is diefstal.
  5. Voor werknemers geldt dat de bestelling van materialen voor privédoeleinden via de werkgever niet is toegestaan.

Artikel 16 Aannemen van geschenken en gelden

  1. Als een werknemer uit hoofde van zijn functie geschenken, gelden en/of beloften ontvangt, wordt dit gemeld en geregistreerd bij zijn Manager. De geschenken en/of gelden zijn eigendom van de werkgever. Er wordt dan ook een bestemming binnen de organisatie voor gezocht.
  2. Het is de werknemer niet toegestaan geschenken, uitnodigingen of gunsten aan te nemen als de werknemer een redelijk vermoeden heeft, dat een tegenprestatie wordt verwacht.
  3. Het aanbieden van geschenken, uitnodigingen of gunsten vindt zoveel mogelijk in de openbaarheid plaats. Het dient voorkomen te worden dat geschenken naar een huisadres worden gestuurd. Indien dit toch is gebeurd, meldt de werknemer dit bij zijn Manager, waarna besloten wordt over de bestemming van het geschenk of de gift.
  4. Geschenken die niet kunnen worden geaccepteerd, worden geretourneerd aan de afzender.
  5. Indien een ontvangen geschenk en/of gift een waarde vertegenwoordigt van minder dan € 25,- kunnen deze in afwijking van lid 1 van dit artikel, worden behouden, tenzij lid 2 van dit artikel zich voordoet. Dit laat onverlet dat de ontvangst van een geschenk en/of gift wel gemeld dient te worden aan de Manager.
  6. Geschenken, uitnodigingen of gunsten van derden worden niet geaccepteerd zolang er met betreffende partij nog gesprekken of onderhandelingen lopen.
  7. De werkgever kan aanvullende regels stellen met betrekking tot het aannemen van geschenken, uitnodigingen en gunsten.

Artikel 17 Declaraties

  1. Kosten die al op andere wijze worden vergoed, kunnen niet worden gedeclareerd.
  2. Om voor vergoeding van declaraties (zakelijke reizen of andere kosten) in aanmerking te komen, dienen werknemers de declaraties binnen drie maanden na het moment waarop de kosten zijn gemaakt in te leveren conform de geldende procedures.
  3. Eventuele voorschotten worden, indien mogelijk, binnen een maand verrekend.
  4. Voor wat betreft de declaraties van medewerkers is een door de werkgever aangewezen werknemer verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties.
  5. In geval van twijfel over een declaratie, wordt de kwestie voorgelegd aan de Manager.

Artikel 18 Reizen buitenland

  • Een buitenlandse dienstreis van een werknemer kan slechts plaatsvinden met toestemming van de werkgever.
  • Buitenlandse dienstreizen zijn in bepaalde situaties van toepassing in geval van opleiding en oefening en instructies, seminars, congressen, excursies e.d. Hiertoe is de werknemer afgevaardigde namens de werkgever de gemeente Wassenaar.
  • Uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke op kosten van derden worden altijd besproken met de werkgever en onder meer getoetst op integriteitrisico’s, zoals belangenverstrengeling. Voor de beslissing een verzoek te accorderen en in te gaan op de uitnodiging, is doorslaggevend de afweging of de werkgever hiermee is gediend en/of hierdoor kan worden geschaad.
  • Zakelijke reizen worden vergoed overeenkomstig hetgeen daarover is vastgelegd in de laatstelijk afgesloten cao voor rijksambtenaren.
  • Van de buitenlandse dienstreis wordt een verslag opgesteld. Buitenlandse reizen worden vermeld in een jaarverslag.
  • Het ten laste van de werkgever meereizen van de partner van een werknemer is uitsluitend toegestaan, wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van de werkgever daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming betrokken.
  • Het meereizen van derden op kosten van de werkgever is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is in principe toegestaan. In het geval dat een derde op eigen kosten voornemens is de werknemer te vergezellen tijdens de buitenlandse dienstreis, wordt dit samen met het verzoek om toestemming kenbaar gemaakt. Dit wordt dan ook bij de besluitvorming hieromtrent betrokken.
  • Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privédoeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de werknemer.
  • De in verband met de buitenlandse dienstreis gedane functionele uitgaven worden vergoed conform de geldende regelingen. Uitgaven worden vergoed voor zover zij redelijk en verantwoord worden geacht.

Artikel 19 Overige bepalingen

  1. Werving- en selectiegesprekken worden gevoerd door minstens twee werknemers van de werkgever. Bij de selectie van werknemers wordt een antecedentonderzoek gedaan in de vorm van een Verklaring Omtrent het Gedrag. Deze regeling dient onderwerp van gesprek te zijn tijdens de selectieprocedure en de introductie.
  2. Werknemers kunnen, indien gewenst, een objectieve derde persoon uitnodigen bij gesprekken. In de regel zal een adviseur/raadsman naar keuze van de werknemer de objectieve derde persoon zijn.

Artikel 20 Sancties

  1. In situaties waarin vastgesteld wordt dat een werknemer niet-integer heeft gehandeld, wordt dit beschouwd als strijdig met het bepaalde in artikel 6 Ambtenarenwet 2017 en artikel 6:11 Burgerlijk Wetboek. In deze artikelen wordt beschreven dat een werknemer gehouden is zich te gedragen als een respectievelijk goed ambtenaar en werknemer. Bezien wordt of er aanleiding bestaat tot het toepassen van een sanctie.
  2. Ten aanzien van de personen die anderszins in opdracht van de gemeente Wassenaar werkzaamheden verrichten, van wie niet-integer handelen wordt vastgesteld, worden passende maatregelen getroffen. Hiervoor wordt per individueel geval door de werkgever een beslissing genomen, waarbij tevens wordt besloten of er, al dan niet door middel van een civiele procedure, een schadevergoeding wordt gevorderd.
  3. In aanvulling op het bepaalde in lid 1 kan de werkgever bij integriteitschending een onderzoek instellen.

Artikel 21 Onvoorziene gevallen

In individuele gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet of bij twijfel over toepassing van deze regeling, kan door de werkgever een bijzondere voorziening worden getroffen.

Bijlagen regeling ambtelijke integriteit